Iekšējais audits

Lai saprastu, kā un cik labi darbojas uzņēmuma vadības sistēma (kvalitātes vadības, pārtikas drošuma vadības vai cita), vadībai jābūt ticamai informācijai un profesionālai novērtēšanai. To var iesniegt audits.

Audits ir neatkarīgs, objektīvs un sistemātisks uzņēmuma kvalitātes vadības / HACCP sistēmas atbilstības, pielietojuma un efektivitātes novērtējums ar mērķi noteikt konkrēto kritēriju ievērošanu.

Atkarībā no auditējamās sfēras var būt finanšu audits, kvalitātes audits, HACCP audits u.c.

Kvalitātes auditu vai HACCP auditu veic, lai saņemtu informāciju par kvalitātes vadības vai pārtikas drošuma vadības sistēmas darbību. Iekšējā audita mērķis ir objektīvo liecību iegūšana attiecībā uz procesu, produktu vai sistēmas darbību.

Audita pienākumi ir:

- veicināt uzņēmuma darbības mērķu realizāciju

- prognozēt iespējamos riskus un to sekas

- objektīvi, precīzi, korekti un pārliecinoši ziņot par audita rezultātiem

- sniegt vadībai objektīvus pierādījumus par uzlabojumu nepieciešamību

Auditu var veikt:

— 1.puse (iekšējais audits), kad uzņēmums pārbauda savu dabu, ņemot vērā normatīvo dokumentu prasības. Veicot iekšējos auditus, bieži pielieto dažādu auditu kombināciju, orientētu uz sistēmu, procesiem, produktiem;

— 2.puse un 3.puse (ārējais audits), kad uzņēmums analizē piegādātāja kvalitātes vadības vai pārtikas drošuma vadības sistēmu (2.puses audits) vai kad neatkarīgā 3.puse novērtē uzņēmumā noteikto prasību ievērošanu.

3.puses auditu var veikt uzņēmumā pēc klienta pieprasījuma, kā arī uzņēmums pats pasūta auditu. Parasti 3.puse audita nobeigumā noformē audita ziņojumu vai izsniedz sertifikātu, ja trešā puse ir sertifikācijas organizācija.

Iekšējie auditi jāplāno, ņemot vērā dažādu darbības veidu svarīgumu. Lai nodrošinātu neatkarību un objektivitāti, persona, kas veic auditu, nevar atbildēt par auditējamo procesu/darbību. Pārbaužu rezultāti jādokumentē un jādara zināmi personālam, kas ir atbildīgs par auditējamo procesu. Struktūrvienību vadītājiem, kuri ir atbildīgi par auditējamo sfēru, jānodrošina, lai atklāto neatbilstību un to cēloņu likvidēšanas darbības tiktu veiktas bez nepamatotas kavēšanās.

Auditoram ir nepieciešams pārliecināties par korektīvo darbību veikšanu un to efektivitāti. Audita rezultāti ir ieejas informācija vadības pārskatēm.

Kādi ir uzņēmumu ieguvumi, veicot iekšējos auditus?

Iekšējie auditi dokumentēti pierāda sistēmas prasību ievērošanu. Uzņēmuma vadība saņem objektīvus un neatkarīgus sistēmas efektivitātes pierādījumus. Iekšējie auditi palīdz saglabāt klientu un kontrolējošo organizāciju uzticību. Auditu rezultāti nosaka jomas, kur ir nepieciešami uzlabojumi. Uzņēmuma vadība saņem iespēju pārbaudīt pārtikas drošības vadības mehānismus.

Personāla attieksme attiecībā uz iekšējiem auditiem var būt dažāda un lielā mērā ir atkarīga no vadības izpratnes par auditoru lomu un uzdevumiem. Jāatceras, ka iekšējais audits nav inspekcija vai policija, detalizēta darba operāciju pārbaude, sīku kļūdu meklētājs vai plaša profila konsultants. Audits paredz auditoru un auditējamo godīgu sadarbību, lai sasniegtu uzņēmuma mērķus, uzlabotu un attīstītu uzņēmuma darbību.